Veri İşleme Sözleşmesi (DPA)

Not: Bu metin, hizmeti kullanmaya başladığınızda Kullanım Koşulları ile birlikte kabul edilmiş sayılır. Kliniğinizin özel gereksinimleri için ayrı bir nüsha imzalanması gerekiyorsa info@fizyon.tr adresinden bize yazın.

1. Taraflar

Veri Sorumlusu:Hizmeti kullanan klinik/işletme ("Klinik").
Veri İşleyen:[ŞİRKET ÜNVANI], [ADRES], [VERGİ DAİRESİ/NO], [MERSİS NO] ("Fizyon").

Şirket bilgileri güncellendiğinde bu bölüm yenilenecektir; güncel bilgi için iletişime geçebilirsiniz.

2. Tanımlar ve rollerin dağılımı

• Klinik, veri sorumlusudur: Hastalara ait kişisel veriler (ad, telefon, mesaj içeriği, randevu ve sağlık durumuna ilişkin bilgiler) bakımından işleme amaç ve vasıtalarını Klinik belirler.
• Fizyon, veri işleyendir: Bu verileri yalnızca Kliniğin talimatı ve hizmetin sunulması amacıyla, Kliniğin adına işler.
• Fizyon; Kliniğin hesap bilgileri (yetkili kişi, klinik adı, abonelik kayıtları) bakımından ise kendi başına veri sorumlusudur. Bu kapsamdaki işleme Gizlilik & KVKK metnine tabidir.

3. İşlemenin konusu, süresi ve niteliği

• Konu ve amaç: Hasta mesajlarının yanıtlanması, randevuların oluşturulması ve yönetilmesi, hatırlatma/teyit gönderimi ve klinik panelinde görüntülenmesi.
• Süre: Abonelik ilişkisi devam ettiği sürece; sona ermesi hâlinde 9. bölümdeki esaslara göre.
• İlgili kişi kategorileri: Kliniğin hastaları ve klinikle iletişime geçen kişiler.
• Veri kategorileri: kimlik ve iletişim verileri (ad, telefon), mesaj içerikleri, randevu verileri ve hastanın kendi paylaştığı ölçüde özel nitelikli sağlık verileri.

4. Özel nitelikli (sağlık) verilere ilişkin esaslar

Sağlık verileri KVKK madde 6 kapsamında özel nitelikli kişisel veridir ve daha sıkı koruma gerektirir. Fizyon, hizmetin gerektirdiği asgari veriyi işler; tıbbi teşhis, tedavi planlaması veya klinik kayıt tutma amacıyla sağlık verisi toplamayı hedeflemez. Bu verilerin işlenmesine ilişkin hukuki dayanağın (gerektiğinde açık rızanın) sağlanması ve hastaların aydınlatılması Kliniğinsorumluluğundadır. Fizyon, KVKK Kurulu'nun özel nitelikli veriler için öngördüğü yeterli önlemleri gözeterek teknik ve idari tedbirleri uygular.

5. Fizyon'un (veri işleyen) yükümlülükleri

• Kişisel verileri yalnızca Kliniğin talimatları ve bu sözleşme doğrultusunda işlemek.
• Verileri hizmet dışındaki hiçbir amaçla kullanmamak; satmamak, kiralamamak.
• Verilere erişen personelin gizlilik yükümlülüğü altında olmasını sağlamak.
• Erişimi "bilmesi gereken" ilkesiyle ve gereken ölçüde sınırlamak.
• 7. bölümdeki teknik ve idari tedbirleri almak ve sürdürmek.
• İlgili kişi taleplerinde ve Kliniğin yasal yükümlülüklerinde makul desteği sağlamak.

6. Kliniğin (veri sorumlusu) yükümlülükleri

• Hastalara karşı aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek ve gerekli hukuki dayanağı (gerektiğinde açık rızayı) sağlamak.
• Fizyon'a yalnızca hukuka uygun şekilde elde edilmiş veri aktarmak.
• Panel erişim bilgilerinin güvenliğini sağlamak ve yetkisiz erişimi önlemek.
• Hizmeti, hastalarına verdiği taahhütlere ve mevzuata uygun biçimde kullanmak.

7. Teknik ve idari tedbirler

• Tüm bağlantılarda TLS ile şifreleme.
• Hassas bilgilerin (ör. entegrasyon anahtarları) şifreli saklanması.
• Klinik bazında veri izolasyonu: her kliniğin verisi diğerlerinden ayrı tutulur.
• Yetkilendirme ve erişim kontrolü; erişimlerin sınırlandırılması.
• Yedekleme ve kayıt (log) tutma süreçleri.
• Personel için gizlilik taahhüdü ve farkındalık.

8. Alt işleyenler

Fizyon, hizmeti sunabilmek için aşağıdaki kategorilerde alt işleyenlerden yararlanır ve onları bu sözleşmedekine denk yükümlülüklere tabi kılar:

• WhatsApp Business API sağlayıcısı (Desk360): hasta mesajlarının iletilmesi.
• Bulut barındırma ve altyapı sağlayıcıları: uygulamanın ve verinin barındırılması.
• Yapay zekâ model sağlayıcısı (OpenAI): asistan yanıtlarının üretilebilmesi için mesaj içeriklerinin işlenmesi. Sunucuları yurt dışında bulunur; aktarım 9. bölümdeki esaslara tabidir.

Alt işleyen listesinde değişiklik olması hâlinde Klinik makul süre önce bilgilendirilir; Klinik haklı sebeple itiraz edebilir. Güncel liste için info@fizyon.tr adresine yazabilirsiniz.

9. Yurt dışına aktarım

Alt işleyenlerin bir kısmının sunucuları yurt dışında bulunabilir. Aktarım, KVKK madde 9'un 1 Haziran 2024'te yürürlüğe giren hükümlerine uygun olarak; yeterlilik kararı, uygun güvenceler (standart sözleşme, bağlayıcı şirket kuralları, taahhütname) veya kanunda öngörülen istisnai hâllere dayanılarak yapılır. Standart sözleşme kullanıldığında mevzuatın öngördüğü süre içinde Kurula bildirim yapılır.

10. Veri ihlali bildirimi

Fizyon, kişisel veri ihlalinden haberdar olduğunda Kliniği gecikmeksizin bilgilendirir ve ihlalin niteliği, etkilenen veri kategorileri, olası sonuçları ve alınan/alınacak önlemler hakkında bilgi verir. Kurula ve ilgili kişilere bildirim yükümlülüğü, veri sorumlusu sıfatıyla Kliniğe aittir; Fizyon bu süreçte makul desteği sağlar.

11. İlgili kişi talepleri

Hastalardan gelen erişim, düzeltme, silme gibi talepler Kliniğe yöneltilmelidir. Fizyon'a doğrudan ulaşan talepler ilgili Kliniğe yönlendirilir. Fizyon, Kliniğin bu talepleri yanıtlayabilmesi için gerekli teknik desteği sağlar.

12. Denetim

Klinik, bu sözleşmeye uyumun doğrulanması amacıyla makul sıklıkta ve makul kapsamda bilgi talep edebilir. Fizyon, güvenlik önlemlerine ilişkin belge ve açıklamaları sağlayarak bu talebi karşılar. Yerinde denetim gerektiren hâllerde taraflar zamanlama ve kapsam üzerinde önceden mutabık kalır.

13. Sözleşmenin sona ermesi, verilerin iadesi ve imhası

Abonelik sona erdiğinde Klinik, verilerinin kendisine teslim edilmesini veya silinmesini talep edebilir. Talep hâlinde veriler makul süre içinde teslim edilir; ardından mevzuatın saklamayı zorunlu kıldığı hâller saklı kalmak üzere silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Yedeklerdeki veriler, yedekleme döngüsü içinde imha edilir.

14. Sorumluluk ve yürürlük

Tarafların sorumluluğu, ilgili mevzuat ve Kullanım Koşulları'ndaki sınırlar çerçevesinde belirlenir. Bu sözleşme, hizmetin kullanılmaya başlanmasıyla yürürlüğe girer ve abonelik ilişkisi boyunca geçerlidir. Uyuşmazlıklarda Türk hukuku uygulanır.

15. İletişim

Bu sözleşmeye ilişkin sorularınız ve talepleriniz için info@fizyon.tr adresine yazabilir veya iletişim sayfamızı kullanabilirsiniz.