Gizlilik & KVKK Politikası

Bu politika, Fizyon hizmetini (web sitesi, klinik paneli ve WhatsApp asistanı) kullanırken kişisel verilerin nasıl işlendiğini açıklar. Hasta verisi hassas bir konudur; bu yüzden topladığımız veriyi en aza indirir, şifreli saklar ve yalnızca hizmeti sunmak için kullanırız.

1. Veri sorumlusu kimdir?

Klinik hesabınıza ait bilgiler(yetkili kişi, klinik adı, iletişim bilgileri, abonelik kayıtları) bakımından veri sorumlusu Fizyon'dur.

Buna karşılık, kliniğinizin hastalarına ait veriler (hasta adı, telefon numarası, mesaj içerikleri, randevu ve sağlık durumuna ilişkin bilgiler) bakımından veri sorumlusu kliniğinizdir. Fizyon bu verileri yalnızca sizin talimatınızla, sizin adınıza işleyen taraf ("veri işleyen") konumundadır. Hastalara karşı aydınlatma yükümlülüğü ve gerekli hukuki dayanağın (gerektiğinde açık rızanın) sağlanması, veri sorumlusu sıfatıyla kliniğinize aittir. Bu ilişkideki karşılıklı yükümlülükler Veri İşleme Sözleşmesi (DPA) ile düzenlenir.

2. Özel nitelikli (sağlık) veriler

Fizyoterapi sürecinde işlenen sağlık verileri, KVKK madde 6 uyarınca "özel nitelikli kişisel veri" kabul edilir ve daha sıkı koruma gerektirir. Fizyon, asistanın yalnızca randevu ve bilgilendirme amacıyla çalışması için gerekli olan asgari veriyi işler; tıbbi teşhis, tedavi planı veya klinik kayıt amacıyla sağlık verisi toplamayı hedeflemez. Hastanın paylaştığı sağlık bilgilerinin işlenmesine ilişkin hukuki dayanak ve uygun güvenlik tedbirleri, veri sorumlusu olarak kliniğinizin sorumluluğundadır; Fizyon bu süreçte teknik ve idari tedbirlerle kliniğinize destek olur.

3. Hangi verileri işliyoruz?

• Hesap verileri: klinik adı, yetkili kişi adı, iletişim bilgisi (e-posta/telefon), şehir, ekip büyüklüğü.
• Hasta iletişim verileri: WhatsApp üzerinden gelen ad, telefon numarası ve mesaj içerikleri.
• Randevu verileri: tarih, saat, talep edilen hizmet ve randevu durumu.
• Form verileri: demo/iletişim formlarına girdiğiniz ad, klinik, telefon, şehir ve sorularınız.
• Kullanım/analiz verileri: hizmeti geliştirmek için kullanılan, kişisel takip çerezi içermeyen, gizliliğe duyarlı ölçüm verileri.

4. Verileri hangi amaçla işliyoruz?

• Hasta mesajlarını yanıtlamak, randevuları oluşturmak ve yönetmek,
• Klinik panelinde konuşma, randevu ve hasta yönetimini sağlamak,
• Hizmeti güvenli şekilde sunmak, sürdürmek ve iyileştirmek,
• Talep ve sorularınıza yanıt vermek, destek sağlamak,
• Yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek.

5. Hukuki dayanak (KVKK m.5–6)

Klinik hesabınıza ait verileri; sözleşmenin kurulması ve ifası, hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi, meşru menfaat ve gerektiğinde açık rızanız hukuki sebeplerine dayanarak işleriz. Hasta verilerinin (özel nitelikli sağlık verileri dâhil) işlenmesine ilişkin hukuki dayanağın belirlenmesi ve aydınlatma yükümlülüğü, veri sorumlusu olan kliniğinize aittir.

6. Kimlerle paylaşıyoruz?

Verilerinizi pazarlama amacıyla üçüncü kişilere satmaz veya kiralamayız. Hizmeti sunabilmek için yalnızca aşağıdaki kategorilerdeki hizmet sağlayıcılarla, sözleşme ve gizlilik yükümlülükleri çerçevesinde ve gereken ölçüde paylaşırız:

• WhatsApp Business API sağlayıcısı: hasta mesajlarının iletilmesi için.
• Bulut altyapı ve barındırma sağlayıcıları: uygulamanın ve verinin barındırılması için.
• Yapay zekâ model sağlayıcısı (OpenAI): asistanın yanıt üretebilmesi için mesaj içeriklerinin işlenmesi.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: yalnızca yasal bir yükümlülük bulunması hâlinde.

7. Yurt dışına aktarım

Kullandığımız bazı hizmet sağlayıcıların sunucuları yurt dışında bulunabilir. Kişisel verilerin yurt dışına aktarımı, KVKK madde 9'un 1 Haziran 2024'te yürürlüğe giren güncel hükümlerine uygun şekilde yapılır. Buna göre aktarım; Kurul tarafından ilan edilen bir yeterlilik kararının bulunması, yoksa standart sözleşme, bağlayıcı şirket kuralları veya taahhütname gibi uygun güvencelerin sağlanması, ya da kanunda öngörülen istisnai (arızi) hâllerin varlığı durumunda gerçekleştirilir. Standart sözleşme kullanıldığında, mevzuatın öngördüğü süre içinde Kurula bildirim yapılır.

Yurt dışına aktarımın söz konusu olabileceği başlıca hizmetler: bulut barındırma ve altyapı sağlayıcılarımız, WhatsApp Business API sağlayıcımız, yapay zekâ model sağlayıcımız OpenAI ve — yalnızca çerez rızanız varsa — Google Analytics (Google LLC). Çerez rızası vermediğinizde Google Analytics çalıştırılmaz ve bu kapsamda veri aktarımı yapılmaz.

8. Güvenlik önlemleri

• Hassas bilgiler (ör. entegrasyon anahtarları) şifrelenerek saklanır.
• Her kliniğin verisi sistemde birbirinden izole tutulur; klinikler arası veri karışmaz.
• Tüm bağlantılar TLS ile şifrelenir.
• Erişim, yalnızca yetkili kişilerle ve gereken ölçüde sınırlandırılır.

9. Saklama süresi

Verileri, hizmeti sunmak için gerekli olduğu sürece ve ilgili mevzuatın öngördüğü süreler boyunca saklarız. Bu sürelerin sona ermesi hâlinde verileri siler, yok eder veya anonim hâle getiririz. Aboneliğiniz sona erdiğinde verilerinizin silinmesini veya size iletilmesini talep edebilirsiniz.

10. Çerezler ve analiz

Sitemizde reklam veya profilleme amaçlı çerez kullanmıyoruz. Kullandığımız çerezler iki grupta toplanır:

• Zorunlu çerezler: Sitenin çalışması ve tercihlerinizin (ör. çerez tercihiniz) hatırlanması için gereklidir; rıza gerektirmez.
• Ölçüm/analiz çerezleri (Google Analytics 4): Sayfa performansını ve ziyaretçi davranışını anlamak için kullanılır (_ga, _ga_*). Bu çerezler yalnızca açık rızanız varsayüklenir; siteye ilk girişinizde çıkan çerez bandından "Reddet" derseniz hiç çalıştırılmaz.

Google Analytics kullanımı, verilerin Google LLC'ye ve yurt dışındaki sunuculara aktarılması anlamına gelebilir; bu aktarım 7. bölümdeki esaslara tabidir. Ayrıca sayfa performansını ölçen, çerez kullanmayan gizliliğe duyarlı bir araçtan da yararlanıyoruz. Çerez tercihinizi tarayıcınızın site verilerini temizleyerek istediğiniz zaman sıfırlayabilirsiniz. Ayrıntılar için Çerez Politikası sayfamıza bakabilirsiniz.

11. KVKK kapsamındaki haklarınız (m.11)

KVKK madde 11 uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

12. Başvuru ve iletişim

Bu haklarınızı kullanmak veya gizlilikle ilgili taleplerinizi iletmek için info@fizyon.tr adresine yazabilir ya da iletişim sayfamızdaki formu kullanabilirsiniz. Talebinizi en kısa sürede ve her hâlükârda mevzuatın öngördüğü süreler içinde sonuçlandırırız.

Not: Fizyon henüz tüzel kişilik tescili tamamlanmamış, erken aşamada bir girişimdir. Resmî veri sorumlusu bilgileri (ticari unvan, adres, varsa VERBİS kaydı) tamamlandığında bu sayfaya eklenecek ve gerekli güncellemeler yapılacaktır. Bu metin genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık yerine geçmez; ticari faaliyete tam olarak başlamadan önce bir hukuk/KVKK danışmanına gözden geçirtmeniz önerilir.